Onboarding & Preboarding av medarbetare

– Hur, när och varför Du säger hej. De säger WOW!

Kontraktet undertecknas och förväntningarna är höga. Om bara två månader kommer ni att träffas igen. Stanna där! Spola tillbaka och gör om. När det gäller rekrytering är inget mer skadligt än att låta det vara radiotystnad mellan handskakningen, fist bump, namaste… och den första dagen på jobbet. Här tittar vi närmare på hur du kan engagera och behålla talangen som kommer att ta ditt företag till nya höjder. Allt tack vare personlig och effektiv onboarding som börjar innan bläcket till och med har torkat.

Preboarding och onboarding är ungefär två sidor av samma mynt, men med en subtil skillnad. Preboarding avser endast den del av rekryteringsprocessen som äger rum före den första dagen på jobbet. Det ger ytterligare fördelar eftersom den nya medarbetaren kommer att vara mycket snabbare redan från början. Vi är starka förespråkare för preboarding, eftersom processen kommer att ha större effekt ju tidigare du kommer igång. Det är faktiskt en nödvändighet för att undvika dyra bakslag i verksamheten. Men mer om det senare. Låt oss börja med att förena två starka krafter som är lika viktiga för att göra din onboarding effektiv och minnesvärd

Live eller digital onboarding?
Båda, självklart!

Digital transformation är avgörande för ditt framtida företag och din konkurrenskraft. Halvdanna ansträngningar räcker inte längre. Titta bara på de många företag som misslyckades med att se behovet av e-handel för att komplettera deras befintliga erbjudande och hur de fortfarande kämpar för att reparera skadan. För att överleva är ett digitalt 360-perspektiv på din organisation ett måste – även om du väljer att inte digitalisera allt. Och eftersom inget företag klarar det utan rätt anställda, börjar allt med en moderniserad och strömlinjeformad rekryteringsprocess. Här är onboarding en kritisk framgångsfaktor.

Med detta sagt behöver en framgångsrik onboarding inte vara helt digital, även om den kan vara det. Tvärtom kan introduktionen av nya medarbetare på arbetsplatsen också dra mycket nytta av traditionella möten och fysisk interaktion. Den digitala utvecklingen är inte avsedd att ersätta, utan snarare komplettera och stärka ditt befintliga erbjudande genom att skapa helt nya möjligheter. I inlärningen kallas denna magiska blandning av det fysiska och det digitala vanligtvis ”blandat lärande” eller ”blended learning”.

Onboarding – och den digitala omvandlingen i allmänhet – handlar om att välja det bästa från båda världar och därigenom skapa en ännu starkare upplevelse. Det finns sätt att effektivisera och styra din onboarding i detalj med enkla men kraftfulla digitala element som antingen kompletterar eller helt ersätter det fysiska. Tänk dig ett verktyg där du kan automatisera alla de tråkiga och tidskrävande bitarna för att istället fokusera helhjärtat på det som verkligen betyder något – att engagera din nästa stjärna och börja er gemensamma resa framåt.

Bland annat, kommer en digitaliserad onboarding hjälpa dig att:

Öka ditt fokus

Du har mycket att göra, vet vi. Så varför tillåta irriterande distraktioner? En digitaliserad onboarding banar väg för en sömlös process som minskar huvudvärk och behovet av att släcka bränder. Låt teknologin se till att rätt information når rätt person vid rätt tidpunkt. Och på rätt sätt.

Sätt administration på autopilot

Det finns en ihärdig uppfattning att ”de verkligt viktiga” sakerna ska hanteras manuellt. Om du frågar oss är det tvärtom. Automationer gör dig mindre beroende av en checklista. Och ju fler dokument, avtal och uppgifter du kan digitalisera och automatisera, desto bättre. Speciellt när det gäller onboarding, där administrationen bör ta så lite utrymme som möjligt. Du kan tänka på ditt digitala verktyg som en mjukvaruversion av Miss Moneypenny, den perfekta sekreteraren.

Skapa flexibilitet och frigör tid

Om deltagaren inte kan onboardas fysiskt, varför inte låta onboardingen komma till deltagaren? Gör det enkelt att starta och pausa processen, när som helst och var som helst. Det faktum att deltagaren har den friheten bara ökar ytterligare intresse och du kan frigöra tid för att bygga er sociala relation.

Diskutera, informera, lägg till och engagera

Ändlösa möten med många samtal och lite interaktion kommer att skapa noll spänning. När spännande saker å andra sidan händer i våra smarta telefoner … Varför spendera tid på att hitta ett ledigt konferensrum eller riskera att missa varandra i korridorerna på kontoret, när du lika gärna kan ha ett roligt snabbmöte i chatten? Använd de digitala möjligheterna för att skapa direkt och korrekt kommunikation – och se till att den känns ny och spännande!

Vill du ha ytterligare tips ombord från ett snabbt växande företag med oändliga mängder ambition men begränsad tid?

Besök vår blogg

Här är varför onboarding av medarbetare är så viktigt

Ett nytt jobb ska kännas allt annat än tungt. Onboarding är ett sätt – kanske det mest effektiva av alla – att informera, engagera och inspirera nya anställda så att de omedelbart känner att de är på rätt plats med rätt personer. Ibland kan det vara det enda syftet. Andra gånger handlar onboarding om internrekrytering och mer avancerat lärande under en längre period. Oavsett var du ställer in kompassen är det viktigt att du har rätt verktyg för att skräddarsy innehållet precis som du vill ha det. Fördelarna med onboarding är många.

Rapporter från det internationella forskningsnätverket Global Recruiting visar att en framgångsrik onboarding-process höjer resultaten för nyanställda med i genomsnitt 11 procent. Dessutom når de i genomsnitt full produktivitet 34 procent snabbare än andra. Statistik från FinancesOnline visar i sin tur att 77 procent av de anställda som har genomgått en genomtänkt onboarding uppnår sina mål och att 54 procent av företagen med tydliga program ser ökat engagemang.

Naturligtvis applåderar HR-chefer, arbetsgivare och styrelser sådana siffror. Men det finns också ett större och mer långsiktigt värde för onboarding än de direkta resultaten.

På dagens arbetsmarknad har många företag svårt att locka de bästa talangerna. Människor byter arbetsplats i mycket större utsträckning än tidigare och de bästa inom varje område – särskilt inom tech – har alltid gott om möjligheter att välja mellan. Dessutom visar forskning att 33 procent av alla nyanställda beslutar redan under den första veckan om de tänker stanna kvar i företaget eller inte på lång sikt. Ett oroväckande stort antal slutar inom de första 45 dagarna.

Att ständigt behöva söka efter och rekrytera nya människor blir lätt överväldigande och tar både tid och pengar (miljarder årligen, för att vara mer exakt). En väl skräddarsydd preboarding och/eller onboarding ger dig möjlighet att lämna ett bra första intryck och få en flygande start. Som du vet kommer den chansen aldrig att komma igen. Eftersom konkurrensen omtopp-talanger är hård finns det naturligtvis inga garantier för framgång, men undersökningen från FinancesOnline visar att minst 25 procent av de företag som arbetar aktivt med onboarding ökar andelen anställda som väljer att stanna hos dem.

Feel free to DOWNLOAD OUR E-GUIDE on digital onboarding

Enkelt, effektivt och engagerande – Onboarding checklista för att introducera medarbetare

Så, hur ser den perfekta onboardingen ut? Det finns inget svar på den frågan, men många. Faktum är att så många som det finns företag i världen. Hela poängen är att skapa en introduktion som på ett unikt sätt återspeglar din verksamhet, vision och arbetskultur. Onboarding är din chans att komma i kontakt med din nya medarbetare och visa hur spännande, utmanande, utvecklande och roligt deras arbetsliv snart kommer att bli.

Dessutom är onboarding ett utmärkt tillfälle att fördjupa sig i arbetsrollen och diskutera dina respektive förväntningar. Mer än något annat vill du att introduktionen ska kännas enkel, effektiv och så engagerande som möjligt. Se på din onboarding som den bästa och mest överraskande aptitretaren du någonsin har erbjudit. När du får blandningen av ingredienser precis rätt, är det garanterat att göra dem sugna efter mer. Låt dig inspireras av Pinchos – den snabbt växande framgångsrika svenska restaurangen!

Att onboarda medarbetare på rätt sätt innebär att nya anställda lyckas snabbare och blir varumärkesambassadörer från början. Eller i de bästa världarna, till och med innan det! Videohälsningar från framtida kollegor, kompis-system, inbjudningar till happy hours och digitala checklistor innan anställningen startar – vad du än väljer att inkludera i din onboarding är helt upp till dig. Med rätt verktyg kan du låta fantasin springa vild.

Om du vill ha lite inspiration? Kolla in vårt blogginlägg 23 creative tips for a successful onboarding

Du kan även testa att gå den onboarding vi på Learnifier har för våra egna medarbetare här!

Preboarding – konsten att fånga ”igår” och varför det behövs

En preboarding kan vara den enda introduktionen för en ny anställd eller början på en längre process som fortsätter när jobbet har startat. Men många tror att preboarding är den avgörande nyckeln till framgång i nyrekrytering. Så många som 83 procent av alla högpresterande företag faktiskt. Detta är knappast förvånande, eftersom tiden mellan undertecknandet av kontraktet och den första dagen på jobbet tenderar att bli lite vakuum. När tiden går under fullständig radiotystnad finns det alltid en risk att den nya medarbetaren ändrar sig eller till och med har tid att hitta ett annat jobb istället. Att låta detta hända är minst sagt ett onödigt misstag. Speciellt när en gedigen preboarding kan skräddarsys snabbt och enkelt utan att kostnaderna går genom taket.

Ju fler wow-faktorer du packar din preboarding med, desto lättare blir det att skapa engagemang som omvandlas till produktivitet och mätbara resultat. Och om du inte har tid att gå ”all-in” kan du ändå komma långt med ganska små åtgärder som att ge den nya medarbetaren tillgång till dokumentation, utbildningsvideor, checklistor och gruppchattar med äldre kollegor och andra nyrekryterade. Eller se till att all administration och dokumentation hanteras redan i preboarding så att den inte stjäl fokus från första perioden på nya jobbet.

”Men vill människor verkligen börja arbeta före sin första arbetsdag?”

Detta är en relevant och vanlig fråga om preboarding. Kan processen ha en oönskad effekt genom att den nya medarbetaren känner sig tvungen att börja ”arbeta gratis” innan anställningen faktiskt har börjat? Tvärtom, vi vågar säga! Och vi har siffrorna för att backa upp det.

En av de vanligaste orsakerna till att en provanställd får kalla fötter och slutar är att inlärningsprocessen är bristfällig och att förväntningarna inte kommuniceras tillräckligt tydligt. En ny Gallup-undersökning visar att endast 50 procent av deltagarna faktiskt vet vad som förväntas av dem i deras anställning. Och bland millennials  – som utgör den största gruppen av nya talanger på arbetsmarknaden – upplever 72 procent av de som får hjälp och stöd från chefer ett ökat engagemang. Preboarding är ett gyllene tillfälle att bjuda in talangen till en flygande start, med innehåll skräddarsytt för varje roll och person. Det finns helt enkelt ingen bättre isbrytare.

Fördelar med preboarding
  1. Du använder energin från kontraktskrivningen
  2. Du får administrationen ur vägen
  3. Du lär känna din nya medarbetare bättre
  4. Den nya medarbetaren lär känna sitt team bättre
  5. Du banar vägen för snabbare resultat och vilja att stanna så länge som möjligt

Innan du börjar, kolla in vår checklista för preboarding

 

Automation – onboarding processens raketbränsle

Med hjälp av automatisering får din onboarding ett bra flöde och blir mindre ansträngande. Den som precis har börjat utforska möjligheterna med digital inlärning slås snabbt av hur lite manuell handläggning som är nödvändig, förutsatt att verktyget har alla de viktigaste funktionerna. Och trots allt, varför göra något så komplicerat som att lära sig svårare än det verkligen behöver vara?

När det gäller onboarding finns det flera fördelar med automatisering, både vad gäller själva programmet och för ditt företag som helhet. Automatiserade lösningar frigör mycket tid, minskar kommunikationsfrekvensen, ökar engagemanget och gör det enklare när du behöver justera innehållet eller släcka bränder. För den nya medarbetaren skapar det tydlighet, flexibilitet, arbetsflöde och ökad frihet att lösa uppgiften. Hälsningsmeddelanden, mötesbokningar, recensioner och feedback – genom att automatisera processen blir det så mycket lättare att skapa en personlig, saklig och produktiv onboarding. Den typ av enkel introduktion och upplevelse varje nyanställd vill ha från en arbetsgivare. Med automatisering kan du enkelt ställa in dina triggers för när information och påminnelser ska skickas ut. Allt för att uppmuntra och involvera den nya medarbetaren och se till att onboardingg går enligt plan.

Automation skapar:

  • Mindre administration
  • Mindre arbete
  • Snabbare kommunikation
  • Snabbare slutförande
  • Snabbare resultat

Tid är pengar – hur lång tid tar det att skapa en onboarding?

Studier från USA har visat att varje nyanställd kostar ca 4000 dollar i rekryteringskostnader. Och antalet millennials som bytte jobb det senaste året motsvarar en förlust på över 30 miljarder dollar. Trycket på HR-avdelningarna är uppenbarligen större än någonsin tidigare. Den ökade rörligheten på arbetsmarknaden kräver att onboardings både effektiviseras och görs mer tillgängliga och engagerande. Om ditt företag inte ens har en HR-avdelning som kan avlasta dig kommer det naturligtvis att bli en ännu större utmaning att möta.

Tyvärr…

det finns ingen magisk genväg för att undvika att planera, strukturera och definiera din onboarding. Dessa aspekter är alla kritiska för att det ska bli så framgångsrikt som möjligt. En oklar eller slarvig onboarding kommer inte att göra ett gott intryck på någon, så förberedelserna och strategin är minst lika viktiga som det faktiska innehållet.

Innan du börjar arbeta i ditt digitala verktyg för att skapa en oförglömlig upplevelse – a.k.a den roliga delen – måste du bestämma vad du vill uppnå och vilka delar du vill digitalisera och inte. Om ditt företag tidigare har arbetat med traditionell onboarding finns det säkert gott om bra element att anpassa digitalt för att uppnå önskade resultat ännu snabbare. Andra saker fungerar förmodligen bara bra som de är. Det handlar alltid om att skapa den perfekta balansen i samspelet mellan det mänskliga och det digitala.

Men på den positiva sidan…

… onnboarding är ett mycket kostnadseffektivt sätt att introducera och utbilda nya anställda när du kommer igång. Speciellt eftersom processen till stor del kan digitaliseras och sättas på autopilot. Beräknat över tid kan en framgångsrik onboarding vara din bästa investering någonsin, eftersom nöjda och engagerade medarbetare som vill stanna i ditt företag verkligen är ovärderliga. Med ett kraftfullt digitalt verktyg kan du enkelt börja utforska nya möjligheter och arbeta med de resurser du vill lyfta fram i ditt program. Videoredigering, kalenderintegration, webbinarier och analyser är bara en handfull av de element du kan använda. Att skapa och starta en vass onboarding görs inte över natten. Sammantaget kommer du att behöva några veckor.

En sista sak

Onboarding är ett viktigt inslag i den digitala transformationsresan. Men fortfarande bara en del av den större helheten. Inlärningsresan handlar om att säkra resurser för framtiden och ständigt söka nya vägar. Genom att använda en dynamisk läroplattform där team från alla sidor av verksamheten kan interagera och utbyta kunskap skapar du en språngbräda för att växa exponentiellt.
Vill du lära dig mer om oss, vårt verktyg och hur våra kunder använder Learnifier för att skapa effektiv ombordstigning? Boka en demo så berättar vi mer!