15 onboardingtips: Hur du imponerar på dina nyanställda!

Vill du attrahera topptalanger som levererar värde snabbt och väljer att stanna kvar i företaget på lång sikt? Tyvärr är du inte ensam. För att locka sådana rekryter måste du prioritera något viktigt. Enligt färska rapporter från Consultant Company BCG är preboarding, onboarding och rekrytering de viktigaste delarna av modern HR. Eftersom framgångsrik preboarding visar sig påverka resultatet och stärka arbetsgivarvarumärket är det inte konstigt att ledande företag som Google, Facebook och IBM investerar i detta område.‍

Vad är preboarding egentligen?

Preboarding är en del av onboarding, bara det körs som en process före den första dagen på kontoret. Vanligtvis, processen initieras direkt efter kontraktets undertecknande och löper fram till den första dagen på jobbet. Syftet är att skapa en mjuk introduktion till företaget och arbetsplatsen samtidigt som den nyanställde hålls engagerad och upphetsad över sitt nya jobb.

‍Varför är preboarding så viktigt?

Fler och fler företag har insett värdet av grundlig preboarding. Förutom att skapa trygghet och förtroende hos medarbetaren har digital preboarding ofta en ringeffekt. Den som just har skrivit på ett nytt jobb är troligen upphetsad och angelägen om att berätta för vänner och bekanta om uppdraget och arbetsplatsen. Ju mer information och kunskap de har om ditt företag, desto större är chansen att andra talanger också kommer att bli intresserade. Kort sagt, ett bra första intryck är en bra investering.

Här är 15 vattentäta tips för att göra din onboarding till en framgång.

1. Uppdatera för att engagera

Ingenting lugnar dina nerver som att vara väl förberedd. För många är det viktigt att känna sig uppdaterad när de sätter sin fot på kontoret, vilket innebär att det aldrig är för tidigt att dela fördjupad kunskap om dina tjänster, produkter och vad som händer på företaget. Sätt ihop en introduktion som träffar medarbetarens inkorg fem minuter efter att kontraktet är undertecknat - det här är ett e-postmeddelande som de säkert kommer att läsa! Naturligtvis finns det tusen saker att gå igenom, men tänk kvalitet framför kvantitet och investera i en intressant, rolig och spännande sammanfattning. Det sista du vill är att skicka över ett gigantiskt dokument med information som får din nya superstjärna att springa för kullarna.‍

2. Gör det roligt men relevant

Innehållet i din digitala preboarding är begränsat och processen varar bara under en kort period. Välj därför noggrant den viktigaste informationen om företaget och tjänsten och lägg sedan en individuell touch på innehållet baserat på vem du pratar med. Preboarding kallas ibland ”fun onboarding”, eftersom det primära syftet är att skapa en känsla av tillhörighet och engagemang. Kom bara ihåg att roliga saker också kan vara informativa och relevanta.‍

3. Hälsa dem med stil

Nya ansikten, nya rutiner och inte minst prestationsångest — den första arbetsdagen är vanligtvis en blandad känsla för medarbetaren. När du är det nya barnet i stan, allt kan vara lite förvirrande, och inte mycket blir gjort. Men hela poängen med preboarding är att få allt att kännas bekant, bekvämt och uppenbart från början. En personlig videohälsning är ett enkelt sätt att starta onboardingprocessen. Det är vanligt att företagets VD skickar en hälsning, men varför inte filma hela teamet och göra en ordentlig introduktion? Kanske har du redan fått reda på arbetstagarens personliga intressen. Ta chansen att gratulera dem till jobbet med en flaska champagne, en spa-upplevelse, eller ett par musikaliska biljetter. Säg hej med stil och bryt isen innan du ens träffar IRL. ‍

4. Visa vad som är så unikt med dig

Under preboardingen kan du verkligen blotta själen i ditt företag — helst på ett underhållande sätt. Oavsett hur du väljer att presentera dig själv, du bör fokusera på alla saker som gör dina dagar speciella. Här kan du också visa på vilket sätt medarbetaren kan bidra med sin kompetens och vilken skillnad det kommer att göra för företaget i framtiden. Ett effektivt sätt att både presentera vem du är och skapa engagemang. Dessutom säger vissa kandidater ja till ett jobb i ett ögonblick av spänning, bara för att börja ifrågasätta sitt beslut efteråt. Kanske är de ganska bekväma där de redan är? Vad händer om den nya chefen inte är lika bra som den nuvarande? Se på preboarding som en möjlighet att bekräfta den positiva känsla som medarbetaren fick under rekryteringsprocessen.

5. Håll det pappersfritt och smidigt

Personuppgifter, företagspolicyer, sekretessavtal, och bankinformation - innan det roliga börjar, du måste reda ut de tråkiga bitarna. Men tunga dokument som måste granskas, signeras manuellt, skannas och skickas lämnar knappast ett bra första intryck. En enkel administrativ process, å andra sidan, gör det. Håll pappersarbetet digitalt, enkelt och personligt, och låt medarbetaren fokusera helt på sin egen roll framöver. Identifiera också de delar av ditt företag som är helt generiska och automatisera dessa så mycket som möjligt. Som att ställa in den anställdes e-postkonton omedelbart. Allt ”tråkigt” kan och bör kryssas av före den första dagen på jobbet.

6. Gör en snabb intervju

Under rekryteringsprocessen är de flesta arbetssökande noga med att inte uttrycka någon negativitet om företaget eller korsa linjen. Men sanningen är att alla kan dra nytta av lite ärlig feedback i slutändan. En online-intervju - kanske i form av ett frågeformulär - är ett uppskattat inslag i preboarding-processen, eftersom rekryteraren ges ytterligare möjlighet att uttrycka åsikter, tankar, och förväntningar innan anställningen börjar. Att använda frågor som tidigare nyanställda har haft har vanligtvis en lugnande effekt. Svaren kan hjälpa dig att skräddarsy medarbetarens roll och bana väg för ett väl utfört jobb.

7. Uppmuntra aktivitet

Videohälsningar är bra, men ingenting slår verkligen det fysiska mötet. Alla nyanställda är nyfikna på vilka deras kollegor är, vad de gör på fritiden och hur de fungerar som grupp. För att skapa engagemang från dag ett kan du föreslå lunchmöten eller bjuda in den nya kollegan till företagsevenemang, gruppträning och fester, så att tiden mellan att underteckna kontraktet och starta jobbet blir mer än bara väntan. Aktiviteter för samman människor och ökar lagandan, medan radiotystnad kan få vem som helst att ifrågasätta sitt beslut. Avslappnat umgänge är också ett bra sätt för medarbetaren att få en känsla av företagskulturen, vilket förhoppningsvis stärker engagemanget ytterligare.

8. Välj en vän och en mentor

Det är viktigt att arbetstagaren ser preboardingen som en motivator snarare än ett måste, eftersom den faktiska anställningen ännu inte har börjat. Oavsett hur du utformar processen bör medarbetaren ha en mentor tillgänglig om frågor uppstår längs vägen. Dessutom är en arbetskompis vanligtvis mycket uppskattad, någon som känner företaget inifrån och ut och delar gärna erfarenheter och tips. Varför inte välja någon från medarbetarens framtida team, eftersom de ändå kommer att se mycket av varandra?

9. Lev upp till dina löften

Du kanske har valt den anställde, men den anställde har också valt att arbeta med dig. Du har ett ömsesidigt ansvar för ditt framtida samarbete. Börja därför uppfylla dina löften redan under preboarding-processen. Innehåller dina varumärkesvärden ord som transparens och tydlighet? Det är inte precis ovanligt. Ställ in en chatt i ditt digitala verktyg, uppmuntra kommunikation och visa medarbetaren att det inte bara är prat (ingen ordlek avsedd). Genom att skicka rätt signaler från början garanteras lojalitetsobligationer att stärkas. Ett annat sätt att skapa trovärdighet är att be om direkt feedback på rekryteringsprocessen.

10. Erbjudande ”den stora turnén”

Kanske har arbetstagaren redan sett kontoret under rekryteringsprocessen, men under preboardingen bör du bjuda in dem igen. Att lära känna det fysiska utrymmet har en mycket avkopplande effekt när du är den sista personen i. Om du också har förberett deras rum eller arbetsplats och kanske lagt till en personlig twist, lämnar du lite att önska. Varför inte schemalägga besöket digitalt strax före den första dagen på jobbet?

11. Gör den stora dagen ännu mer speciell

Sätt dig själv i medarbetarens skor när nedräkningen börjar. Allt som är helt uppenbart för dig kan lika enkelt vara ett komplett pussel för någon ny. Var parkerar du utanför din byggnad? Hur checkar du in? Har företaget en klädkod? Visa att du är uppmärksam på detaljer och ge medarbetaren en digital plan för första gången på kontoret. Ju tydligare riktlinjerna och desto bättre assistans, desto snabbare kan du börja din gemensamma resa framåt.

12. Var extra försiktig med internationella rekryteringar

Talang finns över hela världen. För utländska anställda är onboarding-processen kanske ännu viktigare än för någon som byter jobb hemma. Många gånger innebär en ny position att flytta med kort varsel, vilket är en stor utmaning. Att bekanta sig med uppdraget samtidigt kan vara riktigt överväldigande. Har du ett speciellt program för internationell rekrytering? Involvera det i din digitala process och se till att övergången är så smidig som möjligt.

13. Överlämna myndigheten

Onboarding handlar om mer än att få medarbetaren att känna sig hemma och välkommen på företaget. Det finns många viktiga saker att bekanta sig med för att fullt ut förstå uppgiften. Här är det viktigt att onboardingen inte börjar kännas avskräckande. Ett sätt att undvika detta är att låta arbetstagaren bestämma prioritetsordningen. Kom ihåg att ”frihet under ansvar” är en populär princip av en anledning...

14. Samla information

De flesta av dessa tips handlar om personlig anslutning och att hålla kommunikationen igång efter att kontraktet har undertecknats. Men bra gamla data är också en förutsättning för att optimera din onboarding. Genom att kontinuerligt (men inte för ofta) låta medarbetaren utvärdera onboardingen under sitt första år på jobbet kan du få användbar information om vilka delar som har fungerat eller inte. Denna dokumentation hjälper dig att finjustera processen och ytterligare skilja dig från konkurrenterna.

15. Förbättra din onboarding med offboarding

Ingen gillar att se en bra anställd gå vidare, men vi vet alla att väldigt få människor stannar på samma arbetsplats hela livet. När människor lämnar inom det första året beror det ofta på brist på kommunikation och uppföljning. En välstrukturerad onboarding förhindrar ofta detta. Studier har visat att företag som också kompletterar sin onboarding med off-boarding kan lyckas återanställa upp till 15 procent av dem som har slutat. Bra att veta om du tänker långsiktigt.