15 Onboardingtips: Slik imponerer du de nye ansettelsene dine!

Ønsker du å tiltrekke deg topptalenter som leverer verdi raskt og velger å bli hos selskapet på lang sikt? Dessverre er du ikke alene. For å tiltrekke seg slike rekrutter, må du prioritere noe viktig. Ifølge ferske rapporter fra Consultant Company BCG er preboarding, onboarding og rekruttering de mest avgjørende delene av moderne HR. Siden vellykket preboarding viser seg å ha innvirkning på bunnlinjen og styrke arbeidsgivermerket, er det ikke rart at ledende selskaper som Google, Facebook og IBM investerer i dette området.‍

Hva er egentlig preboarding?

Preboarding er en del av onboarding, bare det kjører som en prosess før den første dagen på kontoret. Vanligvis startes prosessen rett etter kontraktssignering og går opp til den første dagen på jobben. Hensikten er å skape en myk introduksjon til selskapet og arbeidsplassen samtidig som den nyansatte holdes engasjert og begeistret for sin nye jobb.

‍Hvorfor er preboarding så viktig?

Flere og flere selskaper har innsett verdien av grundig preboarding. I tillegg til å skape trygghet og tillit hos den ansatte, har digital preboarding ofte en ringvirkning. Alle som nettopp har signert en ny jobb er mest sannsynlig begeistret og ivrig etter å fortelle venner og bekjente om oppgaven og arbeidsplassen. Jo mer informasjon og kunnskap de har om virksomheten din, jo større er sjansen for at andre talenter også vil bli interessert. Kort sagt, et godt førsteinntrykk er en god investering.

Her er 15 vanntette tips for å gjøre onboarding til en suksess.

1. Oppdater for å engasjere

Ingenting beroliger nervene dine som å være godt forberedt. For mange er det viktig å føle seg oppdatert i det øyeblikket de setter foten på kontoret, noe som betyr at det aldri er for tidlig å dele utdypet kunnskap om tjenestene dine, produktene og hva som skjer i selskapet. Sett sammen en introduksjon som treffer den ansattes innboks fem minutter etter at kontrakten er signert - dette er en e-post de absolutt vil lese! Selvfølgelig er det tusen ting å gå gjennom, men tenk kvalitet fremfor kvantitet og invester i et interessant, morsomt og spennende sammendrag. Det siste du vil er å sende over et gigantisk dokument med informasjon som får din nye superstjerne til å løpe for åsene.‍

2. Gjør det morsomt, men relevant

Innholdet i din digitale preboarding er begrenset, og prosessen varer bare i en kort periode. Velg derfor nøye den viktigste informasjonen om selskapet og tjenesten, og legg deretter et individuelt preg på innholdet basert på hvem du snakker med. Preboarding kalles noen ganger «moro onboarding», da det primære formålet er å skape en følelse av tilhørighet og engasjement. Bare husk at morsomme ting også kan være informative og relevante.‍

3. Hils dem med stil

Nye ansikter, nye rutiner og ikke minst prestasjonsangst - den første dagen på jobben er vanligvis en av blandede følelser for den ansatte. Når du er den nye gutten i byen, alt kan være litt forvirrende, og ikke mye blir gjort. Men hele poenget med preboarding er å få alt til å føles kjent, behagelig og åpenbart fra starten. En personlig videohilsen er en enkel måte å starte introduksjonsprosessen på. Det er vanlig at selskapets administrerende direktør sender en hilsen, men hvorfor ikke filme hele teamet og gjøre en skikkelig introduksjon? Kanskje du allerede har funnet ut om den ansattes personlige interesser. Benytt anledningen til å gratulere dem med jobben med en flaske champagne, en spa-opplevelse, eller et par musikalske billetter. Si hei med stil og bryt isen før du til og med møter IRL. ‍

4. Vis hva som er så unikt med deg

Under preboardingen kan du virkelig blotte sjelen til selskapet ditt - helst på en underholdende måte. Uansett hvordan du velger å presentere deg selv, bør du fokusere på alle tingene som gjør dagene dine spesielle. Her kan du også vise på hvilken måte den ansatte kan bidra med sin kompetanse og hvilken forskjell det vil gjøre for selskapet i fremtiden. En effektiv måte å både presentere hvem du er og skape engasjement. Dessuten sier noen kandidater ja til en jobb i et øyeblikk av spenning, bare for å begynne å stille spørsmål ved avgjørelsen deres etterpå. Kanskje de er ganske komfortable der de allerede er? Hva om den nye sjefen ikke er like god som den nåværende? Se på preboarding som en mulighet til å bekrefte den positive følelsen den ansatte fikk under rekrutteringsprosessen.

5. Hold det papirfritt og uanstrengt

Personlige data, selskapets retningslinjer, konfidensialitetsavtaler, og bankinformasjon - før moroa begynner, du må sortere ut de kjedelige bitene. Men tunge dokumenter som må gjennomgås, signeres manuelt, skannes og sendes inn, gir knapt et godt førsteinntrykk. En uanstrengt administrativ prosess, derimot, gjør det. Hold papirene digitale, enkle og personlige, og la den ansatte fokusere helt på sin egen rolle fremover. Identifiser også delene av virksomheten din som er helt generiske og automatiser disse så mye som mulig. Slik som å sette opp ansattes e-postkontoer umiddelbart. Alt «kjedelig» kan og bør krysses av før den første dagen på jobben.

6. Gjør et raskt intervju

Under rekrutteringsprosessen er de fleste arbeidssøkere forsiktige med å ikke uttrykke negativitet om selskapet eller krysse linjen. Men sannheten er at alle kan dra nytte av litt ærlig tilbakemelding til slutt. Et nettintervju - kanskje i form av et spørreskjema - er et verdsatt element i preboarding-prosessen, ettersom rekrutten får en ekstra mulighet til å uttrykke meninger, tanker, og forventninger før ansettelsen begynner. Å bruke spørsmål som tidligere nyansatte har hatt, har vanligvis en beroligende effekt. Svarene kan hjelpe deg med å skreddersy den ansattes rolle og bane vei for en godt utført jobb.

7. Oppmuntre til aktivitet

Videohilsener er flotte, men ingenting slår virkelig det fysiske møtet. Alle nyansatte er nysgjerrige på hvem kollegene deres er, hva de gjør på fritiden, og hvordan de fungerer som en gruppe. For å skape engasjement fra første dag, kan du foreslå lunsjmøter eller invitere den nye kollegaen til firmaarrangementer, gruppetrening og fester, slik at tiden mellom å signere kontrakten og starte jobben blir mer enn bare å vente. Aktiviteter bringer mennesker sammen og øker lagånden, mens radiostillhet kan få hvem som helst til å stille spørsmål ved sin beslutning. Avslappet sosialt samvær er også en fin måte for den ansatte å få en følelse av bedriftskulturen, noe som forhåpentligvis styrker engasjementet ytterligere.

8. Velg en venn og en mentor

Det er viktig at den ansatte ser preboarding som en motivator snarere enn et must, ettersom den faktiske ansettelsen ennå ikke er begynt. Uansett hvordan du designer prosessen, bør den ansatte ha en mentor tilgjengelig hvis det oppstår spørsmål underveis. Også en arbeidskompis er vanligvis veldig verdsatt, noen som kjenner selskapet innvendig og utvendig og deler gjerne erfaringer og tips. Hvorfor ikke velge noen fra den ansattes fremtidige team, siden de uansett vil se mye av hverandre?

9. Lev opp til løftene dine

Du har kanskje valgt den ansatte, men den ansatte har også valgt å jobbe med deg. Du har et gjensidig ansvar for ditt fremtidige samarbeid. Begynn derfor å oppfylle løftene dine allerede under preboarding-prosessen. Inkluderer merkevareverdiene dine ord som åpenhet og klarhet? Det er ikke akkurat uvanlig. Sett opp en chat i det digitale verktøyet ditt, oppmuntre til kommunikasjon og vis den ansatte at det ikke bare er snakk (ingen ordspill ment). Ved å sende de riktige signalene fra starten, er lojalitetsobligasjoner garantert styrket. En annen måte å skape troverdighet på er å be om direkte tilbakemelding på rekrutteringsprosessen.

10. Tilbud «den store turen»

Kanskje har den ansatte allerede sett kontoret under rekrutteringsprosessen, men under preboardingen bør du invitere dem igjen. Å bli kjent med det fysiske rommet har en veldig avslappende effekt når du er den siste personen i. Hvis du også har forberedt rommet eller arbeidsplassen deres og kanskje lagt til en personlig vri, lar du lite være å ønske. Hvorfor ikke planlegge besøket digitalt rett før den første dagen på jobben?

11. Gjør den store dagen enda mer spesiell

Sett deg selv i den ansattes sko når nedtellingen begynner. Alt som er helt åpenbart for deg, kan like lett være et komplett puslespill for noen nye. Hvor parkerer du utenfor bygningen din? Hvordan sjekker du inn? Har selskapet en kleskode? Vis at du tar hensyn til detaljer og gi den ansatte en digital plan for første gang på kontoret. Jo tydeligere retningslinjene er og jo bedre assistanse, jo raskere kan du starte din felles reise fremover.

12. Vær ekstra forsiktig med internasjonale rekrutteringer

Talent finnes over hele kloden. For utenlandske ansatte er onboarding-prosessen kanskje enda viktigere enn for noen som bytter jobb hjemme. Mange ganger innebærer en ny stilling å flytte på kort varsel, noe som er en stor utfordring. Å bli kjent med oppgaven samtidig kan være virkelig overveldende. Har du et spesialprogram for internasjonal rekruttering? Involver det i din digitale prosess og sørg for at overgangen er så jevn som mulig.

13. Overlevere myndigheten

Onboarding handler om mer enn å få den ansatte til å føle seg hjemme og velkommen i selskapet. Det er mange viktige ting å bli kjent med for å forstå oppgaven fullt ut. Her er det viktig at onboardingen ikke begynner å føles avskrekkende. En måte å unngå dette på er å la den ansatte bestemme prioriteringsrekkefølgen. Husk at «frihet under ansvar» er et populært prinsipp av en grunn...

14. Samle informasjon

De fleste av disse tipsene handler om personlig forbindelse og å holde kommunikasjonen i gang etter at kontrakten er signert. Gode gamle data er imidlertid også en forutsetning for å optimalisere onboardingen. Ved kontinuerlig (men ikke for ofte) å la den ansatte evaluere onboardingen i løpet av det første året på jobben, kan du få nyttig informasjon om hvilke deler som har fungert eller ikke. Denne dokumentasjonen vil hjelpe deg med å finjustere prosessen og ytterligere skille deg fra konkurrentene.

15. Øk onboardingen din med offboarding

Ingen liker å se en god ansatt gå videre, men vi vet alle at svært få mennesker blir på samme arbeidsplass for livet. Når folk drar i løpet av det første året, skyldes det ofte mangel på kommunikasjon og oppfølging. En godt strukturert onboarding forhindrer ofte dette. Studier har vist at selskaper som også supplerer sin onboarding med off-boarding, kan lykkes med å gjenansette opptil 15 prosent av de som har sluttet. Godt å vite om du tenker langsiktig.